1
Gửi nhanh bằng Form
Người phụ trách chỉ cần nhập tiêu đề, link tài liệu, chọn hình thức gửi và đối tượng nhận.
MVP đề xuất
Gửi đúng tài liệu đến đúng người.
Một Base trung tâm để gửi thông báo hoặc đính link tài liệu nội bộ. Người gửi chọn toàn công ty, phòng ban hoặc cá nhân; người không thuộc phạm vi nhận sẽ không thấy bản ghi và không thấy link.
Nguyên tắc: Form dùng để gửi yêu cầu, LarkBase dùng để quản lý record và quyền xem, tài liệu thật nằm ở link đính kèm.
2
Quản lý tập trung trong Base
Tất cả thông báo có mã, người gửi, ngày gửi, trạng thái và dữ liệu phục vụ báo cáo.
3
Phân quyền theo đối tượng
Người xem chỉ thấy record thuộc phòng ban hoặc cá nhân mình được chỉ định.
Quy trình vận hành đề xuất
Thiết kế ưu tiên đơn giản để triển khai MVP nhanh, sau đó có thể bổ sung automation gửi tin nhắn và tracking đã đọc.
1
Tạo thông báo
Người gửi mở Form, nhập tiêu đề, mô tả và link tài liệu.
2
Chọn người nhận
Chọn toàn công ty, phòng ban, cá nhân hoặc kết hợp cả hai.
3
Kiểm tra nội dung
Admin kiểm tra link, phạm vi nhận và trạng thái trước khi phát hành.
4
Phát hành
Record được chuyển trạng thái đã phát hành và hiển thị cho đúng đối tượng.
5
Theo dõi
Có thể mở rộng tracking đã đọc, gửi nhắc và báo cáo theo phòng ban.
Logic phân quyền
Quyền xem được kiểm soát ở cấp record trong LarkBase. Người không thuộc phạm vi nhận sẽ không nhìn thấy thông báo và không thấy link tài liệu.
Khuyến nghị nâng cao: nếu tài liệu có tính bảo mật cao, nên set thêm quyền trên chính tài liệu Lark Docs/Drive.
Toàn công ty
Tất cả nhân sự trong tenant có quyền xem record sau khi phát hành.
Theo phòng ban
Chỉ thành viên thuộc phòng ban được chọn nhìn thấy thông báo.
Theo cá nhân
Chỉ nhân viên được chọn trực tiếp nhìn thấy record và link tài liệu.
Phòng ban + cá nhân
Gộp thành viên phòng ban và cá nhân được chỉ định, loại trùng người nhận.
Cấu trúc Base minh họa
Các field bên dưới là xương sống để vừa nhập liệu qua form, vừa phục vụ phân quyền nâng cao.
| Field | Mục đích | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mã thông báo | Định danh tự động cho từng thông báo. | Ví dụ: TB00120260530 |
| Hình thức gửi | Xác định phạm vi nhận. | Toàn công ty, phòng ban, cá nhân, kết hợp |
| Phòng ban nhận | Chọn phòng ban được xem thông báo. | Liên kết bảng Phòng ban |
| Nhân viên nhận | Chọn cá nhân được xem thông báo. | Person multi-select |
| Nhân sự trong phòng ban | Lấy danh sách thành viên từ phòng ban được chọn. | Lookup từ bảng Phòng ban |
| Link tài liệu | Đường dẫn tài liệu cần chia sẻ. | Docs, Wiki, Drive hoặc link nội bộ |